Değerli Çalışan Adayımız,
Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları kuralları düzenlemek amacıyla “6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)” 07.04.2016 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
HR EXPERT İnsan Kaynakları ve Özel İstihdam Bürosu Hizm. Dan. Ltd. Şti. (“HR EXPERT” veya “Şirket”) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, çalışan adaylarımızdan elde ettiğimiz kişisel verileri KVKK’da belirtilen ve aşağıda detayları açıklanan amaçlar çerçevesinde, bu amaçlar ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak kaydedeceğimizi, depolayacağımızı, muhafaza edeceğimizi ve kanunen kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşacağımızı KVKK’nın öngördüğü şartlarda üçüncü kişilere ve şirketlere aktaracağımızı bilgilerinize sunuyoruz.
1. KVKK’ya İlişkin Tanımlamalar
KVKK’nın uygulanmasında;
- Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
- Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
- Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
- Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
- Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
- Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
- Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
- Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
- Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
- Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini, ifade eder.
2. Kişisel Veri Nedir? Hangi Kişisel Veriler İşlenmektedir?
Kişisel veri, kimliğinizi belirleyen veya belirlenebilir kılan her türlü bilgidir. Bu kapsamda başlıca kimlik bilgileriniz olan adınız soyadınız, T.C. kimlik numaranız olmak üzere, adres ve telefon bilgileriniz, banka hesap bilgileriniz gibi sizinle ilişkilendirilebilir her türlü bilgi “Kişisel Veri” olarak ifade edilmektedir. KVKK madde 6 uyarınca düzenlenen ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançları, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileriniz ile biyometrik ve genetik verileriniz gibi hassas nitelikli veriler “Özel Nitelikli Kişisel Veri” olarak ifade edilmektedir. Bu doğrultuda Kişisel Verileriniz için yapılacak açıklamalar, Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır.
HR EXPERT nezdinde çalışan adayı değerlendirme süreci boyunca işlenen veriler aşağıdaki şekilde detaylandırılmıştır:
Kimlik Bilgileri: Ad soyad, T.C. kimlik numarası, nüfus cüzdanı fotokopisi, doğum yeri ve tarihi gibi kişinin kimliğini tanıtıcı verilerdir.
İletişim Bilgileri: Telefon numarası, yerleşim yeri adresi, e-posta adresi gibi iletişim kurulmasını sağlayan verilerdir.
Özlük Bilgileri: Meslek, unvan, bölüm, görev yeri ve görev tanımı gibi mesleki deneyimlerini de içerebilen her türlü kişisel veridir.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Kimlik belgelerinde yer verilmesi halinde din verisi, kan grubu bilgileri ile adli sicil kaydı uyarınca ceza mahkumiyetleri ve güvenlik tedbirleri bilgileri gibi kişisel verilerdir.
3. Kişisel Verilerinizi Hangi Yöntem ve Hukuki Sebeplerle İşliyoruz?
HR EXPERT, çalışan adaylarının yer alan hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanarak işlemektedir:
- Açık rızanın bulunması
- Türkiye Cumhuriyeti’nde yürürlükte olan kanun ve yönetmelik hükümlerinin işlemeye izin vermesi,
- Mevzuata, işyeri ve iş kurallarına uyumun denetlenmesi,
- İşi ve işyerini düzenleme konusundaki meşru menfaatin korunması,
- Diğer üçüncü taraflara karşı hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Kişisel verinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması
KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve HR EXPERT çalışan adayı olmanız nedeniyle, işbu Kişisel Veriler, yukarıda yer alan başlıca amaç ve sebeplerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda olmak kaydıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan çeşitli yöntemler ile toplanıp işlenmektedir.
4. Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla İşlemekteyiz?
HR EXPERT, başvuru sürecinin takibi ve aday verilerinin mülakat sürecinde değerlendirilmesi, referans kontrolü, Şirketimize iletilen bilgilerin güncellenmesi, adayların pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi için ilgili test süreçlerinin yürütülmesi, sizinle iletişime geçilmesini teminen ve işe alımın gerçekleştirilmemesi halinde gelecekte ortaya çıkabilecek uygun bir pozisyon için özgeçmişin değerlendirilmesi amacıyla Kişisel Verilerinizi muhafaza ederek iş birimlerimizin yetkilileriyle paylaşılmaktadır.
5. Kişisel Verilerin Güvenliği Nasıl Sağlanmaktadır?
HR EXPERT, Kişisel Verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya oldukça önem verir. Bu kapsamda Kişisel Verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenlik transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır. Ayrıca, özel nitelikli kişisel veriler, Kurum tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması ile işlenmektedir. Çalışan adaylarımız, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlere dair detaylı düzenlemelere Şirketimizin “………………” adresinde yayınlanan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”ndan ulaşabilecektir.
6. Kişisel Verilerinizi 3. Kişilere ve/veya Yurtdışına Aktarıyor muyuz?
HR EXPERT olarak Kişisel Verilerinizin güvenli bir şekilde muhafaza edileceğini ve hukuka aykırı bir şekilde işlenmeyeceğini taahhüt etmekteyiz.
Yukarıda belirttiğimiz hukuki sebeplerin varlığı halinde, kişisel verilerinizi yurt içinde danışmanlık firmalarına ve Şirket iç politikaları gereği HR EXPERT grup şirketlerine ilgili departmanlarına aktarılabilecektir.
7. Veri Sahibi Olarak Haklarınız Nedir ve Başvuru Usulü Nasıldır?
i. Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız
HR EXPERT bünyesinde işlenmekte olan verilerinize ilişkin olarak aşağıda sayılan haklarınızın bulunduğunu belirtmek isteriz:
- Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel Verileriniz işleniyorsa bunlara ilişkin bilgi edinme,
- Kişisel Verilerinizin işlenme amacının ne olduğu ve kişisel verilerinizin amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Varsa yurtiçinde verilerin aktarıldığı üçüncü kişilerin kimler olduğunu ve hangi verilerin aktarıldığını öğrenme,
- İşlenen Kişisel Verilerin eksik veya yanlış olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel Verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya Kişisel Verilerinizin güncelliğini kaybetmesi halinde, işlenmiş olunan Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- İşlenen Kişisel Verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel Verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda yer alan başvuru usulleri ile bize iletebilirsiniz.
ii. Başvuru
Kişisel Verilerinize ilişkin taleplerinizi, aşağıda yer alan başvuru formunu doldurup yazılı olarak son bölümde belirtilen adrese elden teslimat, posta veya kargo ya da noter kanalıyla, güvenli elektronik imza ve mobil imza ile kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimize veya tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz üzerinden ……………………….. e-posta adresi aracılığıyla başvurmak suretiyle Şirketimize iletebilirsiniz.
HR EXPERT kendisine yöneltilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerinizin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde yalnızca Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücretleri sizden talep edebiliriz.
HR EXPERT’e yöneltilen talepler sonucunda, talepleri kabul edebilir veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddedebilir ve bu cevabı yazılı olarak veya elektronik ortamda talepte bulunan kişiye iletebiliriz. Talebin kabul edilmesi halinde, HR EXPERT olarak derhal talebin gereğini yerine getirmekle yükümlüyüz.
iii. Şikâyet
HR EXPERT’e yöneltmiş olduğunuz taleplerin HR EXPERT tarafından reddedilmesi veya HR EXPERT tarafından verilen cevaptan memnun kalmamanız veya cevap verilmemesi halinde, cevabın tarafınıza bildirildiği tarihten itibaren 30 gün ve cevap verilmemesi halinde 30 günlük sürenin sonundan itibaren 30 gün içerisinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
iv. Veri Sorumlusu Kimlik Bilgileri
İşbu metinde kullanılan HR EXPERT ifadesi Türkiye’de kurulu ve aşağıda bilgileri verilen HR EXPERT İnsan Kaynakları Özel İstihdam Bürosu Hizm. Dan. Ltd. Şti. için düzenlenmiş ve aşağıda belirtilen şirketin veri sorumlusu olduğu verilerin ilgili kişilerine hitaben düzenlenmiştir:
HR EXPERT İNSAN KAYNAKLARI ÖZEL İSTİHDAM BÜROSU HİZMETLERİ DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ
MERSİS NO: 0464098667100001
Adres: HACIHALİL MAH. ALİRIZA EFENDİ CAD. NO: 22B GEBZE / KOCAELİ
Telefon:
Faks:
KEP Adresi: